Guide des meilleures pratiques pour les superutilisateurs de Boréalis

Les responsabilités d’un superutilisateur se répartissent en 4 catégories principales : Assistance aux utilisateurs, assurer de la qualité des données, rapports et configuration du système.

Nous avons fourni quelques recommandations sur la fréquence d’exécution de ces activités. Veuillez noter qu’il ne s’agit que de lignes directrices et que vous devrez décider ce qui convient le mieux à votre organisation en fonction de la quantité de données que vous gérez, de la taille de votre équipe et d’une variété d’autres facteurs.

Assistance aux utilisateurs

En tant que superutilisateur, vous êtes responsable de soutenir les utilisateurs de votre organisation, ce qui signifie répondre à leurs questions, encadrer l’utilisation et garder un œil sur les besoins qui n’ont pas été comblés. Voici quelques conseils qui vous permettront d’être encore plus efficace dans ces tâches.

Donnez aux utilisateurs les outils dont ils ont besoin

Présentez à vos utilisateurs des ressources telles que le Centre d’aide et la chaîne YouTube de l’Académie Boréalis. Ils pourront ainsi être autonomes dans leur recherche de réponses aux questions courantes.
Pensez à créer un recueil de directives ou un guide d’utilisation pour votre équipe. Il peut être très utile de créer des guides rapides ou d’autres outils de référence qui expliquent comment traiter des problèmes spécifiques rencontrés au sein de votre organisation. (Veillez à mettre à jour ces ressources en fonction des besoins !)
Confirmez que vos utilisateurs ont accès à Analytics. Demandez-leur de mettre les rapports dont ils ont besoin en favoris et vérifiez qu’ils disposent des autorisations appropriées pour accéder à toutes les informations nécessaires pour les soutenir dans leurs efforts. Parfois, les gens ne comprennent pas l’utilité de saisir toutes ces données dans le système. Lorsque vous leur montrez comment les rapports et les widgets peuvent instantanément afficher des informations utiles, cela les aide à en voir la valeur et encourage l’adoption du système.
Ajoutez des descriptions de champs et des infobulles dans vos dictionnaires de données afin que vos utilisateurs sachent quelles informations sont attendues et comment les saisir dans le format souhaité. (Plus vos dictionnaires de données seront détaillé, moins vous devrez consacrer de temps à la création d’autres outils comme les guides d’utilisation). Révisez et mettez à jour vos dictionnaires de données régulièrement, au fur et à mesure que l’utilisation de votre système évolue.
N’oubliez pas que nous proposons de temps en temps des sessions de remise à niveau en ligne pour ceux qui souhaitent rafraîchir leurs connaissances de base !

Définissez un canal d’assistance technique clair

Établissez un processus clair pour répondre aux questions et aux bugs et expliquez comment les problèmes seront traités s’ils passent au niveau supérieur. Assurez-vous que votre équipe sait quoi faire - ou qui contacter - si elle est bloquée ou si elle doit signaler un problème.
Il peut arriver que vos utilisateurs aient besoin de contacter Boréalis directement. Vous pouvez leur demander de vous mettre en copie de toutes les demandes d'assistance qu'ils soumettent. Non seulement cela vous aidera à rester conscient des problèmes potentiels, mais cela vous permettra de partager les réponses avec le reste de votre équipe. Si nécessaire, vous pouvez programmer une session de formation supplémentaire et ajouter les informations à vos guides rapides ou à d'autres ressources de l'équipe.

Partager les informations et les idées

Avec vos tableaux de bord, surveillez régulièrement l'utilisation du système pour identifier les besoins de formation. Vous pouvez envoyer un courriel hebdomadaire pour fournir des rappels utiles à votre équipe. Cela peut être une excellente occasion de corriger les oublis les plus courants, comme les champs qui sont souvent laissés vides.
Prévoyez une réunion régulière avec votre équipe (mensuelle ou trimestrielle) pour discuter des idées, assurez le suivi des tickets et identifier les améliorations possibles. De temps en temps, vous pouvez également examiner vos menus déroulants au cours de ces réunions pour vous assurer que les options disponibles ont un sens pour vos utilisateurs et les ajuster en conséquence.

Assurer la qualité des données

Il est essentiel de vérifier régulièrement que vos données sont exactes et complètes afin de toujours avoir l’heure juste sur vos activités. Supposons que vous ayez besoin d’une liste de toutes les parties prenantes d’une rue donnée afin d’engager le dialogue avec elles sur un problème d’inondation. Si toutes les informations importantes de parties prenantes sont correctement entrées, vous pourrez générer cette liste en quelques secondes ! La qualité des données sera beaucoup plus facile à gérer si vous la surveillez régulièrement et les problèmes potentiels avant qu’ils ne deviennent incontrôlables.

Mettez en place des tableaux de bord et des rapports pour contrôler la qualité des données. Examinez ces rapports chaque semaine et abordez les problèmes courants avec votre équipe. Deux des rapports que vous trouverez dans votre liste de rapports Analytics peuvent être particulièrement utiles pour évaluer la qualité des données : Gestion des données - Suggestions et qualité et SE - Suivi de la qualité globale des données.
Gérez et fusionnez régulièrement les doublons.
Envisagez de mettre en place un processus de vérification des parties prenantes.

Rapports

En général, une fois créés vos rapports ne requièrent pas beaucoup d’attention, mais il est bon de les revoir régulièrement pour s'assurer que les besoins de votre organisation sont couverts puisque ceux-ci peuvent avoir évolués en cours de route. Devez-vous créer de nouveaux rapports ou modifier les rapports existants pour suivre des indicateurs clés de performance spécifiques ? Y a-t-il lieu de modifier la mise en page, d’ajouter ou supprimer des widgets, ou d’inclure des étiquettes pour faciliter la lecture et la compréhension du rapport par le public visé?

Vérifiez que vos rapports programmés sont toujours pertinents. Examinez la liste des destinataires de chaque rapport pour ajouter de nouveaux utilisateurs et supprimer ceux qui n'ont plus besoin de recevoir ces informations.
Vérifiez vos rapports standard pour voir s’ils bénéficieraient de l'ajout de filtres de rapport.

Configuration du système

À mesure que vous prenez de l'expérience dans l'utilisation du système, vous pouvez constater que certaines valeurs ou certains champs ne sont pas aussi utiles que vous l'aviez espéré une fois le système en utilisation. Il se peut également que vous souhaitiez ajuster votre configuration en fonction de l'évolution de vos centres d'intérêt au fil du temps. Nous vous recommandons de revoir ces paramètres chaque année pour vous assurer que la configuration de votre système reflète fidèlement les besoins de votre entreprise.

Assurez-vous que tous vos utilisateurs ont des rapports de page d'accueil personnalisés.
Examinez vos champs visibles pour vous assurer que les champs affichés sont utiles. Vérifiez si vos champs obligatoires ont un sens et voyez s'il serait utile d'en ajouter ou d'en supprimer.
Examinez la configuration de vos formulaires principaux.
Vérifiez si toutes les notifications par courriel sont toujours pertinentes. Créez ou désactivez-les si nécessaire.
Optimisez vos dictionnaires de données avec des descriptions claires et pratiques qui indiquent à vos utilisateurs les informations ou les valeurs attendues et le format à utiliser.
Passez en revue vos catégories de sujets pour supprimer celles qui sont inutilisées ou superflues. En même temps, vous pouvez évaluer celles qui sont fréquemment utilisées pour vous assurer qu'elles ne sont pas trop larges. (Par exemple, si vous avez un grand nombre de communications dans une catégorie appelée "Eau", vous pouvez décider de diviser la catégorie en catégories plus spécifiques comme "Qualité de l'eau" et "Niveau de l'eau").

Conseils importants concernant la configuration du système

Veillez à prendre en compte les impacts potentiels avant d'apporter des modifications à la configuration de votre système. Comprenez ce qui se passera si des changements sont effectués... par exemple, comment le changement affectera les rapports existants.
Documentez toujours les changements apportés à la configuration, en expliquant brièvement pourquoi ils ont été effectués. Cela peut sembler évident sur le moment, mais ce ne sera peut-être plus le cas dans un an. Si quelqu'un ne comprend pas pourquoi un certain changement a été effectué, il peut décider de passer outre la décision, ce qui peut causer des problèmes et créer du travail supplémentaire. Voici un exemple : " 26 janvier 2022 : rendre [CHAMP] obligatoire ; il est important pour [RAPPORT TRIMESTRIEL] que nous devons envoyer à [RÉGULATEUR]. " Une bonne documentation est également utile au cas où vous quitteriez l'organisation, prendriez une absence prolongée ou amèneriez un nouveau superutilisateur s’ajoute à l’équipe.
Afin d’assurer la sécurité des données, il est bon de vérifier que la liste des utilisateurs qui peuvent exporter des données est maintenue à jour.

Si vous avez des questions ou si vous souhaitez obtenir de l'aide pour mettre en œuvre l'un de ces conseils, veuillez contacter votre conseiller Succès Client.